FarmUp Gestão documental

Sistema de gestão documental para trabalhadores

Introdução

O sistema de gestão de documental foi criado com o objectivo de lhe apoiar com os seguintes problemas:
  1. Centralização de toda a informacao dos trabalhadores de forma simples e rápida;
  2. Evitar multas por documentação expirada ou em vias de expirar;
  3. Receber relatórios de email sobre documentos em falta ou expirados;
  4. Disabilitação de trabalhadores com documentos expirados ou em falta (Premium, contactar Jose ou Dmytro)

No final do treino irá saber:

  1. Conhecer as páginas do sistema de documentação;
  2. Conhecer as opcoes do sistema.
  3. Criar, consultar, editar e apagar um registo;
  4. Planear a subida de dados da sua equipa.
  5. Como funcional o relatório de email (Premium, contactar Jose ou Dmytro)
  6. Automatizar que trabalhdores com documentacao em falta/caducada nao possa trabalhar (Premium, contactar Jose ou Dmytro)

Treino

1 - Conhecer os páginas do sistema de documentação

  1. Portal de Cliente > Recursos Humanos> Documentos

Repositório de Documentos:
Esta é a página onde poderá gerir os documentos e verificar com facilidade o documentos a expirar.



  1. Portal de Cliente > Parâmetros > Tipos de documentos 

Página de configuração:
Esta é a página onde pode rever, criar, editar ou apagar tipos de documentos.
Relatórios e automatismos (consultar com equipa Farmup para mais informação)



  1. Portal de Cliente > Parâmetros > Funcionários

Página de Funcionários:
Na página onde atualmente gera os funcionários adicionamos do lado direito um link de cada trabalhador onde pode abrir o repositórios de documentos do funcionário.


Também ao editar o registo de um funcionário poderá consultar,editar criar, apagar ou baixar ficheiros



2 - Conhecer as opções do sistema

Ao criar um novo tipo de documento pode-se definir os seguintes campos:
  1. Nome: Nome do documento que irá aparecer na lista
  2. Notas/Descrição: Usar para deixar notas uteis a quem use a plataforma
  3. Obrigatoriedade/Caduca: Colocar o pisco caso pretende que este documento precise de ter inserida uma data de caducidade e seja gerado alertas.
  4. Ativo: Pode ativar ou desativar este tipo de documento de aparecer na lista de Documentos

3 - Criar, consultar, editar e apagar um registo

Podem se criar documentos ao editar o registo de um funcionário ou na página de repositório de documentos



Editar, apagar ou baixar ficheiros




4 - Planear a subida de dados da sua equipa.
Sabemos que no início tem muitos registos para fazer e entendemos que isto pode ser um pouco preocupante.
Para vos apoiar, pedimos lhes que usem o ficheiro .xlsx anexo, preencham os dados e nos enviem para subirmos os dados (os ficheiros em si terão de ser feitos do vosso lado)

Tenha em atenção a seguinte informação:
  1. N Trabalhador: É muito importante ter este registo correto
  2. Nome: Apenas para referencia visual porque iremos usar o n trabalhador para subir a informacao.
  3. Tipos de Documento: Confirme que usa os nomes de documentos já existentes e não existem diferencias na escrita
  4. Data de validade: usar o formato que ja existe no template que lhes enviamos 


  1. Como funcional o relatório de email (Premium, contactar Jose ou Dmytro)
  2. Automatizar que trabalhdores com documentacao em falta/caducada nao possa trabalhar (Premium, contactar Jose ou Dmytro)


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